3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. 2. Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. a) dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna Pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracownik nie odbierze swoich akt osobowych do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, będzie miał Aktualne rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – w Dzienniku Ustaw pod poz. 879 opublikowane zostało kolejne w tym roku już rozporządzenie – Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jest to już kolejna w tym roku zmiana Dokumentacja pracownicza -w przypadku dokumentacji, takiej jak umowa o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu czy kartoteki osobowe, okres przechowywania wynosi od 2019 roku 10 lat od daty zakończenia zatrudnienia. Dokumentacja medyczna – powinna być przechowywana przez okres 20 lat od daty ostatniego wpisu. Dokumentacja podatkowa Stanowi o tym art. 94 6 K.p., zgodnie z którym w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi informację o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, - możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej Świadectwo pracy – termin wystawienia, sprostowanie, duplikat, odpis, kopia, Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, archiwizacja świadectwa pracy – szczególne przypadki; Część D Akt osobowych – archiwizacja dokumentów, zacieranie kary po roku nienagannej pracy A zatem w przypadku pracownika z pytania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna dotyczyć tylko stosunku pracy nawiązanego od 1 lutego 2020 r. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9B lub art. 94(5) § 2 k.p. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9B lub art. 94(5) § 2 k.p. ShutterStock. REKLAMA. Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej obowiązują od 1 stycznia 2019 r. W związku ze zmianami, na pracodawców czekają nowe obowiązki m.in. przekazanie dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi. W związku z nowym artykułem 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy obq4tqe. Wzory dokumentówRozwiązywanie umów Testuj Portal Dokumentacja kadrowo-płacowa przez 48 godzin. To kompleksowy serwis ekspercki dla osób zajmujących sprawami personalnymi, który oferuje: Autorskie wzory dokumentów kadrowo-płacowych Indywidualne konsultacje z ekspertami Newslettery o zmianach w przepisach E-booki, raporty, zestawienia Wzory dokumentów, wskaźniki, wideo porady Sprawdź ofertę » Zaloguj się, jeśli masz już konto: Podobne artykuły Zobacz również Anna Makarczuk redaktorka Portalu i Magazynu Dokumentacja kadrowo-płacowa Zapisz się na newsletter Odbierz e-book w prezencie Ulga dla klasy średniej pułapki, kalkulacje na listach płac Wzór informacji przekazywanej pracownikowi na podstawie art. 946 jeszcze 93 % treściAby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów dostęp. Uzyskaj dostęp do Portalu FK a wraz z nim: Jeśli posiadasz konto - zaloguj się Materiały Video na ten tematNie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu. Zaczekaj! Skorzystaj z promocji: 24h za 0 zł Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować przez 24h! GWARANTUJEMY: dostęp do pełnej zawartości portalu i wszystkich jego funkcji, tysiące porad i wskazówek udzielonych przez najlepszych ekspertów, ponad 70 szkoleń video, całkowity brak opłat! Poradnik, dzięki któremu specjaliści ds. kadr przygotują indywidualne teczki pracowników oraz wypełnią znajdujące się w nich dokumenty, zgodnie z przepisami obowiązującymi od r. Osoby pracujące z dokumentacją pracowniczą znajdą w poradniku: gotowe wzory dokumentów kadrowych, komentarze do wzorów z zakresu prawa pracy, instrukcje wypełniania wzorów, odwołania do podstaw prawnych. Tym co odróżnia ten poradnik od innych są komentarze i wyjaśnienia do każdego punktu wzoru. Aktualne formularze z wyjaśnieniami poparte są orzecznictwem i stanowiskami urzędowymi PIP i MRPiPS oraz licznymi przykładami zaczerpniętymi z praktyki. Treść poradnika opracowana jest w oparciu o: nowelizację Kodeksu pracy – z r. związaną z elektronizacją akt i skróceniem okresu ich przechowywania oraz z r. dotyczącą zmian w świadectwie pracy, dyskryminacji i wzmocnienia ochrony pracowników; ustawę z r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wprowadzeniem RODO regulującą zakres danych osobowych gromadzonych przez pracodawców w związku z zatrudnieniem; nowe rozporządzenie z r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wprowadziło czteroczęściowy podział akt osobowych, rozszerzenie zakresu przechowywanej dokumentacji i jej elektronizację. Dzięki publikacji dowiesz się: jakie dane osobowe są dopuszczalne w dokumentacji pracowniczej które formularze powinny zawierać klauzulę RODO jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą po r. jak przeprowadzić elektronizację akt osobowych kogo i jak należy poinformować o okresie przechowywania akt po ustaniu stosunku pracy na co zezwalają pracodawcy nowe przepisy dotyczące monitoringu czy niezbędny jest wniosek pracownika o przelew wynagrodzenia na konto jakie zmiany zostały wprowadzone r. w karcie szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp jakie zapisy należy zamieścić w regulaminie zfśs po zmianach w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jak sporządzić procedurę antymobingową zgodnie z nowymi przepisami związanymi z dyskryminacją co zmieniło się we wzorze świadectwa pracy po nowelizacji KP z r. W publikacji zostały szczegółowo omówione zasady umożliwiające zgodne z nowymi regulacjami prawnymi wykonanie obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem. Zamieszczone są takie dokumenty jak: kwestionariusze osobowe kandydata do pracy i pracownika umowy o pracę (na czas określony, nieokreślony, okres próbny) karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp umowy cywilnoprawne w zatrudnieniu karta ewidencji i grafiki czasu pracy wnioski urlopowe (o urlop wypoczynkowy, macierzyński, wychowawczy, ojcowski, rodzicielski, adopcyjny, bezpłatny) informacja o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży wypowiedzenie warunków pracy i płacy wypowiedzenie umowy o pracę oraz świadectwo pracy regulaminy: pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wynagradzania procedury: polityki antymobingowej, kar porządkowych oraz wprowadzania indywidualnego czasu pracy Struktura poradnika została zachowana tak jak w poprzednim wydaniu. Każdy rozdział obejmuje tematykę wybranego dokumentu pracowniczego i zawiera: komentarz, który stanowi wprowadzenie w omawiane zagadnienie, wyjaśnienie obowiązujących przepisów, wskazanie podstaw prawnych, terminów sporządzania pisma; wyjaśnienia do wzoru, które są uszeregowanymi zgodnie z budową dokumentu wskazówkami jak wypełnić puste pola, jak modyfikować treść niektórych zapisów dokumentów, aby odpowiadał on specyfice danego pracodawcy, jakie elementy pisma są obowiązkowe, a które zależą od woli stron, itp.; wzór dokumentu, który jest pismem przygotowanym do wypełnienia i stanowi dokument zgodny z obecnymi przepisami prawnymi. W książce zostały pogrupowane zagadnienia i wzory w działach: przyjęcie do pracy, pozostawanie w zatrudnieniu, zakończenie zatrudnienia, umowy cywilnoprawne, regulaminy i procedury w zakładzie pracy. Na płycie CD znajduje się 200 wzorów dokumentów kadrowych – wszystkie omówione w publikacji oraz dodatkowe, rzadziej stosowane w praktyce kadrowej. Wzory pism mają postać edytowalną, co umożliwia ich indywidualną modyfikację, drukowanie oraz archiwizację. Poradnik wraz płytą CD jest niezbędnym narzędziem dla każdego pracownika działu kadr, który potrzebuje aktualnej informacji na temat sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Kadry i płace - kompleksowa oferta poradników Sprawdź wszystkie › Pliki do pobrania Spis treści Wprowadzenie Darmowy fragment Dokumentacja dotycząca stosunku pracy podlega ochronie prawnej – przepisy ustalają obligatoryjne okresy jej przechowywania. Na pracodawcach spoczywa w związku z tym obowiązek szczególnej pieczy nad tą dokumentacją. Jakie grzywny przewidziane są dla pracodawców u których przechowywanie dokumentacji pracowniczej nie odbywa się zgodnie z przepisami? pracownicza Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej rozumie się, w myśl art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Szczegółowo zakres dokumentacji pracowniczej określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji ramach akt osobowych wyróżnia się 4 części obejmujące: część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzona poza aktami osobowymi) obejmuje natomiast:dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i rygory przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy (obowiązującym od 1 stycznia 2019 roku) do podstawowych obowiązków pracodawcy należy przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji ze względu na unormowania Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, poza wspomnianym rygorem 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji w pewnych okolicznościach należy nadal stosować zasady obowiązujące wcześniej, ustalające 50-letni okres 1 stycznia 2019 rokuDo końca 2018 roku Kodeks pracy nie określał terminów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okresy te wywodzono wtedy z Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach lub okresów przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku przypadku akt osobowych, okres ich przechowywania wynosił 50 lat. Innych dokumentów, które nie podlegały włączeniu do akt osobowych, takich jak np. dokumentacja dotycząca rozliczania czasu pracy, nie trzeba było jednak przechowywać przez okres 50 lat, lecz przez czas odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych, czyli przez 3 lata (por. art. 291 Kodeksu pracy).Omawiany rygor należy nadal stosować do dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, niezależnie od tego, czy stosunki te ustały również przed tym dniem, czy też były po tym dniu podjął zatrudnienie u pracodawcy 10 lipca 1992 roku, a 18 listopada 2018 roku strony rozwiązały stosunek pracy. W związku z tym akta osobowe pracownika prowadzone przez wspomnianego pracodawcę należy przechowywać do końca 2068 roku. Przykład o pracę została nawiązana 18 października 2011 roku i zatrudnienie to nadal trwa. Gdy ten stosunek pracy zostanie rozwiązany (lub wygaśnie) – co nastąpi po 1 stycznia 2019 roku – akta osobowe pracownika będzie trzeba przechowywać przez 50 lat, ponieważ umowę o pracę zawarto przed wejściem w życie nowego rygoru przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli przed 1 stycznia 2019 1 stycznia 2019 rokuObecnie obowiązuje zasada przechowywania całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i pozostałych dokumentów) przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji był zatrudniony u pracodawcy od 1 marca 2019 roku do 12 lutego 2021 roku. Obowiązkowy 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej tego stosunku pracy upłynie 31 grudnia 2031 roku. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - skrócenie okresuW celu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, pracodawca-płatnik składek na ubezpieczenia społeczne może złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne ZUS RIA, o których mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Raporty należy złożyć za wszystkich następstwie złożenia raportów informacyjnych ZUS RIA okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, których raporty te dotyczą, ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został Raport informacyjny ZUS RIA to zestawienie informacji dotyczące pracownika (a także zleceniobiorcy), który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, obejmujące:dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty;dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego;dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy;datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został lub upadłość pracodawcyW przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości likwidator lub syndyk obowiązany jest:wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania;zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłości podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa lub syndyk masy upadłości ma obowiązek uporządkowania dokumentacji przed jej przekazaniem do dalszego – zaniedbania w pieczy nad dokumentacją pracowniczą Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy pracodawca, który:nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres,pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 również zauważyć, że w obecnym stanie prawnym pracodawca ma do wyboru prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaciach papierowej lub elektronicznej, przy czym – jak się wydaje – dopuszczalne jest stosowanie jednej z tych postaci w odniesieniu do niektórych dokumentów, a drugiej – w odniesieniu do pozostałych (np. prowadzenie akt osobowych w formie papierowej, a pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – elektronicznie).